Γραμματειακή Υποστήριξη

Χαρακτηριστικά Εκπαιδευτικού Προγράμματος

Στόχοι Εκπαιδευτικού Προγράμματος

Οι εκπαιδευόμενοι θα μάθουν να εφαρμόζουν βασικές και προχωρημένες τεχνικές, ή/και δεξιότητες καθώς και να αποκτήσουν ή να βελτιώσουν τις γνώσεις τους σχετικά με τις διαδικασίες που υπάρχουν στο σύγχρονο γραφείο. Οι εκπαιδευόμενοι

θα αποκτήσουν τις σχετικές θεωρητικές και πρακτικές γνώσεις σχετικά με τις πιο χρήσιμες διαδικασίες γραφείου και θα μάθουν ποια είναι η δομή ενός οργανισμού, ποιες είναι οι λειτουργίες των διάφορων τμημάτων καθώς και να ερμηνεύουν ένα απλό οργανόγραμμα. Επίσης, θα επαυξήσουν τις τεχνικές αποτελεσματικής γραπτής και προφορικής επικοινωνίας, καθώς και τις διαπροσωπικές τους ικανότητες ενώ θα πρέπει να είναι σε θέση να χρησιμοποιούν διάφορους τύπους μηχανημάτων και εξοπλισμού γραφείου, να χρησιμοποιούν το υπάρχον σύστημα αρχειοθέτησης και ταξινόμησης ενός γραφείου καθώς και να γνωρίζουν τις διαδικασίες που σχετίζονται με κλασσικά βασικά συστήματα γραφείου. Επιπρόσθετα, θα μάθουν να χρησιμοποιούν τις αποδεκτές διαδικασίες πληρωμών ενός γραφείου, να συντάσσουν την απαραίτητη επιχειρησιακή τεκμηρίωση καθώς και να προβαίνουν στους κατάλληλους υπολογισμούς για τη συμπλήρωση των απαραίτητων παραστατικών. Επίσης, έμφαση θα δοθεί σε θέματα υγείας και ασφάλειας που θα πρέπει να διέπουν την εργασία σ’ ένα γραφείο. Τέλος, θα μάθουν τους όρους και τους σκοπούς των εταιρικών συνεδριάσεων, τους τύπου συμβουλίων που υπάρχουν, τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες ενός ΔΣ ενώ επίσης θα μάθουν τι πρέπει να κάνουν για την προετοιμασία ενός επαγγελματικού ταξιδιού.

Ακροατήριο που απευθύνεται 

Άτομα που σχεδιάζουν να εργαστούν, έχουν εργαστεί ή εργάζονται ήδη σε πρώτου επιπέδου (βασικές-εισαγωγικές) θέσεις γραφείου ή σε πιο υπεύθυνη θέση γραμματείας. Το εκπαιδευτικό αυτό πρόγραμμα είναι κατάλληλο για τα άτομα που είτε ήδη εργάζονται με πλήρη ή μερική απασχόληση σε κάποιο γραφείο, είτε για εκείνους που θέλουν να λάβουν τις απαραίτητες γνώσεις πάνω στις οποίες θα μπορέσουν να αναπτύξουν περαιτέρω διοικητικά, οικονομικά και/ή γραμματειακά προσόντα καθώς και σε αυτούς που θέλουν να πιστοποιήσουν τις υπάρχουσες γνώσεις τους και να εργαστούν πιο αποδοτικά και σε υψηλότερο από το βασικό επίπεδο σ’ ένα γραφείο. Ο εκπαιδευόμενος επίσης μπορεί να επιζητά να αναπτύξει (ή να αυξήσει) την ικανότητα χειρισμού διάφορων τεχνικών και μεθόδων αντιμετώπισης όλων των ειδών των καταστάσεων σ’ ένα γραφείο, τη συμπλήρωση παραστατικών, την βελτιστοποίηση της οργάνωσης συναντήσεων ή επαγγελματικών ταξιδιών καθώς και να διεκπεραιώνει συνηθισμένες εργασίες/λειτουργίες ενός σύγχρονου γραφείου αποτελεσματικά και αποδοτικά.

Επίπεδο Προαπαιτούμενων Γνώσεων 

Δεν απαιτούνται κάποιες προηγούμενες γνώσεις, αν και προτείνεται οι εκπαιδευόμενοι να έχουν παρακολουθήσει το σεμινάριο Enter Office 1.

Διάρκεια Σεμιαρίου 

Αριθμός ωρών εκπαίδευσης: 60

Συνοπτική Περιγραφή Σεμιναρίου

1. Γραφεία και ο ρόλος τους στον οργανισμό 

1.1 Δομή και λειτουργίες

• Προσδιορισμός και περιγραφή της εργασίας των διαφορετικών τμημάτων μέσα σε έναν οργανισμό.
• Δημιουργία και ερμηνεία απλών οργανογραμμάτων.
• Εξήγηση του πώς διαφοροποιείται η εργασία ενός γραφείου βάσει του μεγέθους του οργανισμού.

1.2 Προσωπικό

• Προσδιορισμός των ρόλων εργασίας του προσωπικού μέσα στα κύρια τμήματα ενός οργανισμού, περιγράφοντας τα διαφορετικά καθήκοντα και τις υποχρεώσεις τους.
• Εξήγηση του σκοπού και του περιεχομένου της περιγραφής θέσης εργασίας (job description), των διαφημιστικών καταχωρήσεων, των φορμών αίτησης και των βιογραφικών σημειωμάτων στη διαδικασία εύρεσης και επιλογής προσωπικού.
• Δημιουργία περιγραφών θέσεων εργασίας (job description) και διαφημιστικών καταχωρήσεων για συγκεκριμένους ρόλους.

1.3 Υγεία, ασφάλεια και προστασία

• Εξήγηση των καθηκόντων και των υποχρεώσεων σχετικά με θέματα υγείας και ασφάλειας στην εργασία, από την πλευρά των εργοδοτών, των υπαλλήλων, των υπεύθυνων ασφαλείας (safety officers) και των εκπροσώπων ασφαλείας (safety representatives).
• Εξήγηση της σημασίας διατήρησης της ασφάλειας και της εμπιστευτικότητας σε όλο το εύρος του οργανισμού (ιδιαίτερα τη διαχείριση του χώρου υποδοχής), π.χ. κτίρια, προσωπικό, πολύτιμες πληροφορίες.

2. Επικοινωνίες 

2.1 Μέθοδοι

• Επιλογή της κατάλληλης μεθόδου για διαφορετικές ανάγκες επικοινωνίας π.χ. επείγουσα ανάγκη, μήκος, εμπιστευτικότητα, πολυπλοκότητα, νομικοί λόγοι κτλ.

2.2 Διαπροσωπικές ικανότητες

• Αναφορά λόγων και μεθόδων για τη σύναψη και διατήρηση καλών σχέσεων με το προσωπικό σε όλα τα επίπεδα, τους πελάτες και τους επισκέπτες, συμπεριλαμβανομένων και των τρόπων χειρισμού δύσκολων καταστάσεων.
• Αναφορά λόγων και μεθόδων για την αποτελεσματική αντιμετώπιση των αναγκών της πελατείας σχετικά με την πληροφόρησή τους γύρω από τα προϊόντα και τις υπηρεσίες του οργανισμού.
• Περιγραφή των «μη λεκτικών» ενδείξεων (non-verbal) επικοινωνίας.

2.3 Ικανότητες προφορικού λόγου

• Προσδιορισμός των σημαντικών σημείων που θα πρέπει κάποιος να λαμβάνει υπόψη όταν δέχεται ή κάνει τηλεφωνικές κλήσεις.
• Δημιουργία ενός μηνύματος αυτόματου τηλεφωνητή που προτρέπει τους καλούντες να αφήσουν ένα μήνυμα.

2.4 Ικανότητες γραπτού λόγου

• Σύνταξη ποικίλων επιχειρησιακών εγγράφων όπως τυπικές επιστολές, απλές αναφορές/εκθέσεις (reports), διαφημιστικές καταχωρήσεις, ειδοποιήσεις (notices), οδηγίες, υπομνήματα/ενημερωτικά σημειώματα (memo), μηνύματα, χρησιμοποιώντας την κατάλληλη διάταξη, ύφος και τόνο.
• Χρήση των σχετικών ικανοτήτων διόρθωσης τυπογραφικών λαθών, για τον προσδιορισμό και την επισήμανση λαθών όσον αφορά την ορθογραφία, τη στίξη, τους αριθμούς, την παρουσίαση και τη διάταξη του εγγράφου.

3. Υπηρεσίες υποστήριξης γραφείου 

3.1 Εξοπλισμός

• Επίδειξη γνώσης και αντίληψης της πληθώρας του εξοπλισμού που είναι διαθέσιμη για την υποστήριξη της εργασίας σε ένα σύγχρονο γραφείο π.χ. για την αλληλογραφία, την αντιγραφή, την επεξεργασία κειμένου και δεδομένων και εξηγήσετε πώς συντονίζεται.
• Επιλογή του κατάλληλου εξοπλισμού για συγκεκριμένες εργασίες και αιτιολόγηση αυτής της επιλογής.
• Εξήγηση των συνήθων διαδικασιών συντήρησης και καθαρισμού.
• Προσδιορισμός των τρόπων ασφαλούς διατήρησης του εξοπλισμού.

3.2 Τηλεπικοινωνίες

• Περιγραφή των πλεονεκτημάτων και τα μειονεκτημάτων της χρήσης διαφορετικών μεθόδων επικοινωνίας, π.χ. ηλεκτρονική αλληλογραφία, τηλέφωνα, κινητά τηλέφωνα, και τα πιθανά προβλήματα που μπορεί να παρουσιαστούν.
• Εξήγηση των μεθόδων ελέγχου του κόστους των τηλεφωνημάτων και των μεταδόσεων δεδομένων μέσα σε έναν οργανισμό.
• Αναφορά επιγραμματικά των χρήσεων των αυτόματων τηλεφωνητών μέσα σε έναν οργανισμό.

4. Επιχειρησιακή τεκμηρίωση και διαδικασίες πληρωμής 

4.1 Προετοιμασία, ερμηνεία, έλεγχος και εξήγηση των καταχωρήσεων σε έγγραφα που χρησιμοποιούνται για:

• Αγορά και Πώληση – προμήθειες, διερευνητικές επιστολές, τιμοκατάλογοι, προσφορές, εκτιμήσεις, παραγγελίες, τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα, δηλώσεις.
• Αποδείξεις και Πληρωμές – αποδείξεις, φάκελοι κατάθεσης, επιταγές, μεταφορές πίστωσης, άμεσες χρεώσεις, εκκρεμείς παραγγελίες, πιστωτικές/χρεωστικές κάρτες, φόρμες αίτησης δαπάνης.
• Έλεγχος Διαθέσιμων Αποθεμάτων – προμήθειες, κατάλογοι, κάρτες ελέγχου διαθέσιμων αποθεμάτων (stock control card).

4.2 Επιγραμματική αναφορά των διαδικασιών που χρησιμοποιούνται και προβείτε σε υπολογισμούς, όπου απαιτείται για τις ακόλουθες περιπτώσεις:

• Παραγγελίες προϊόντων και υπηρεσιών γραφείου, συμπεριλαμβάνοντας συγκριτικές προσφορές που προέρχονται από διαφορετικούς προμηθευτές, καθώς και διαδικασίες παραλαβής προϊόντων.
• Συμψηφισμός των εισερχομένων τιμολογίων και των πληρωμών προς προμηθευτές.
• Πώληση προϊόντων και υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένου και του πιστοποιητικού ελέγχου.
• Παραλαβή, έλεγχος και καταγραφή πληρωμών.
• Διανομή γραφικής ύλης και παρακολούθηση του επιπέδου διαθέσιμων αποθεμάτων.
• Επεξεργασία αιτήσεων εξόδων προς αποπληρωμή.
• Ισοζύγιο λογαριασμού ταμείου μικρο-εξόδων (petty cash fund) με τη χρήση συστήματος προκαταβολής.
• Προσδιορισμός και εξήγηση των τραπεζικών υπηρεσιών και διαδικασιών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στις παραπάνω περιπτώσεις.
• Έλεγχος, προσδιορισμός και διόρθωση λαθών σε επιχειρησιακά έγγραφα.
• Επιγραμματική αναφορά των διαδικασιών ασφάλειας και εξουσιοδότησης.

5. Χειρισμός πληροφοριών και αρχείων 

5.1 Συντήρηση ενός ήδη καθιερωμένου συστήματος αρχειοθέτησης

• Προσδιορισμός και ερμηνεία συστημάτων ταξινόμησης
• Περιγραφή μεθόδων διαχωρισμού, χειρισμού και αποθήκευσης εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων και των μικροφίλμς (διαδικασίες και εξοπλισμός).
• Επεξήγηση της εφαρμογής των κατάλληλων μηχανισμών ελέγχου ώστε να εξασφαλίζεται η λειτουργία ενός αποδοτικού και αποτελεσματικού συστήματος αρχειοθέτησης, π.χ. συστήματα που παρακολουθούν ποια έγγραφα λείπουν/από ποιο σημείο του αρχείου λείπουν, πού θα μπουν όταν επιστρέψουν και συστήματα ορισμού προτεραιοτήτων, συστήματα παραπομπής, συστήματα ευρετηρίων.
• Περιγραφή των διαδικασιών και των συστημάτων διατήρησης της ασφάλειας, της προστασίας και της εμπιστευτικότητας των πληροφοριών.
• Εξήγηση της ανάγκης ύπαρξης μιας πολιτικής διατήρησης αρχείων (file retention policy).

5.2 Ανάκτηση και παρουσίαση των πληροφοριών

• Προσδιορισμός διαφορετικών εσωτερικών και εξωτερικών πηγών άντλησης πληροφοριών σε έναν οργανισμό, π.χ.:
• Εσωτερικές – intranet, οργανογράμματα, αρχεία, γενικά βοηθητικά βιβλία, χάρτες.
• Εξωτερικές – internet, τηλεφωνικοί κατάλογοι, βοηθητικά βιβλία, χάρτες.
• Εξαγωγή και ερμηνεία πληροφοριών από ποικίλες μορφές δεδομένων, π.χ. γραφικές παραστάσεις, γραφήματα, διαγράμματα, κατάλογοι, πίνακες.

6. Ρυθμίσεις συνεδριάσεων και ταξιδιών 

6.1 Συνεδριάσεις

• Διάκριση ανάμεσα στις επίσημες (formal) και τις ανεπίσημες/άτυπες (informal) συνεδριάσεις/συσκέψεις (meetings).
• Προσδιορισμός των στοιχείων που απαιτούνται ώστε να είναι έγκυρη μία επίσημη συνεδρίαση.
• Επεξήγηση του σκοπού των διαφορετικών τύπων συνεδριάσεων/συσκέψεων, π.χ. Ετήσια Γενική Συνέλευση (Annual General Meeting), Συνέλευση Διοικητικού Συμβουλίου (Board Meeting), συνεδριάσεις/συσκέψεις τμημάτων (Departmental Meeting).
• Προσδιορισμός και συνοπτική εξήγηση των διαφορετικών τύπων επιτροπών (committee), π.χ. εκτελεστική επιτροπή (executive committee), συμβουλευτική επιτροπή (advisory committee), μόνιμη επιτροπή (standing committee), ειδική επιτροπή (ad hoc committee), υποεπιτροπή (sub committee).
  • Προσδιορισμός και περιγραφή των καθηκόντων και των ευθυνών (duties and responsibilities) που εμπεριέχονται στη διαδικασία οργάνωσης μίας συνεδρίασης/σύσκεψης (πριν, κατά τη διάρκεια και μετά).
  • Περιγραφή και προετοιμασία της τεκμηρίωσης που απαιτείται σχετικά με τις συνεδριάσεις/συσκέψεις, π.χ. Ειδοποίηση (notice), ημερήσια διάταξη (agenda), ημερήσια διάταξη του Προεδρεύοντος (Chairperson’s agenda) και συνοπτικά πρακτικά ή αναφορές (minutes of meeting).
  • Αναγνώριση της τυποποιημένης ορολογίας συνεδριάσεων/συσκέψεων και καθορισμός των κύριων όρων, δηλ. απαρτία (quorum), αυτεπάγγελτη απόφαση (ex officio), εκλογές για εισδοχή νέου μέλους (co-opt), πρόταση/αίτημα (motion), τροποποίηση (amendment), συμπληρωματική διάταξη (rider), (resolution), θέμα κανονισμού ή διαδικασίας (point of order), ομοφωνία (unanimus), αυτολεξεί (verbatim).

6.2 Ρυθμίσεις ταξιδιών

• Προσδιορισμός των πηγών σχετικών πληροφοριών, π.χ. ταξιδιωτικά γραφεία, προξενεία, πίνακες δρομολογίων, οδηγοί ξενοδοχείων, χάρτες, κατάλογοι.
• Παροχή πληροφοριών για ταξιδιωτικά έγγραφα, π.χ. διαβατήρια, θεωρήσεις διαβατηρίων (visas), πιστοποιητικά υγείας, πιστοποιητικά ασφάλισης, άδειες οδήγησης, ταξιδιωτικές επιταγές, πιστωτικές κάρτες, συνάλλαγμα.
• Σχεδιασμός ταξιδιών και προετοιμασία δρομολογίων λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς που υπάρχουν, όπως διεθνής ώρα και κλιματολογικές διαφορές, διαθέσιμος χρόνος, προϋπολογισμοί.
• Αναζήτηση και επιβεβαίωση κρατήσεων για δωμάτια και ενοικιάσεις αυτοκινήτων.
• Περιγραφή των ενεργειών που πρέπει να γίνουν για να εξασφαλιστεί η ομαλή λειτουργία του γραφείου κατά τη διάρκεια απουσίας.