Το Enter Office 1 είναι ένα σύγχρονο πρόγραμμα, με το οποίο ο υποψήφιος αποκτά την ικανότητα να προσφέρει αποτελεσματική διοικητική υποστήριξη σε μία επιχείρηση.
Το Enter Office 1 απευθύνεται :
- Σε Γραμματείς, Βοηθούς Διοίκησης και γενικότερα σε όσους ενδιαφέρονται να αποκτήσουν γνώσεις διοικητικής υποστήριξης και να ξεκινήσουν την καριέρα τους σε θέσεις γραφείου.
- Σε όσους εργάζονται ήδη ως υπάλληλοι γραφείου και επιθυμούν να αποκτήσουν ένα ισχυρό υπόβαθρο σε οργανωτικό και διοικητικό επίπεδο.
Η εξεταστέα ύλη είναι η ακόλουθη:
1. Λειτουργίες του γραφείου και ασφάλεια
2. Τεχνικές Εμπορικής Επικοινωνίας
3. Συστήματα και Διαδικασίες
4. Αρχειοθέτηση πληροφοριών
5. Υποστήριξη και εξοπλισμός γραφείου
Η ύλη καλύπτεται σε 30 ώρες εκπαίδευσης και οδηγεί στην Πιστοποίηση City & Guilds Office Procedures Level 1.
Συνοπτική Περιγραφή Σεμιναρίου
1. Το γραφείο
1.1 Υπηρεσίες
Περιγραφή των γενικών εργασιών γραφείου σχετικά με:
- Λήψη εισερχόμενης και αποστολή εξερχόμενης επικοινωνίας με τη μορφή ηλεκτρονικών μηνυμάτων (email), επιστολών, φορμών, τηλεφωνημάτων, φαξ και ταχυμεταφορών (courier).
- Ταξινόμηση και επεξεργασία πληροφοριών, με το χέρι και με τη βοήθεια μηχανημάτων.
- Μετάδοση πληροφοριών, δηλ. προφορικά, εγγράφως και με τεχνολογικά μέσα.
- Καταγραφή και αποθήκευση πληροφοριών για μελλοντική αναφορά.
1.2 Προσωπικό
- Προσδιορισμός των ρόλων που έχει το προσωπικό σε θέσεις γραφείου (clerical), γραμματειακής υποστήριξης (secretarial), υποδοχής πελατών (reception) και διοικητικής υποστήριξης (administrative support).
- Περιγραφή των βασικών τους καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων τους (duties and responsibilities).
1.3 Υγεία και ασφάλεια
Προσδιορισμός των πιθανών κινδύνων σε ένα γραφείο και εξήγηση πώς αυτοί μπορούν να αποφευχθούν.
- Περιγραφή και ανάληψη της εκτέλεσης τυπικών διαδικασιών αναφοράς κινδύνων και ατυχημάτων.
- Προσδιορισμός των διαδικασιών ασφάλειας για τον χειρισμό ατυχημάτων, πυρκαγιών και άλλων εκτάκτων αναγκών.
- Προσδιορισμός των πρακτικών ασφαλούς εργασίας ώστε να διατηρείται ένα ασφαλές και υγιεινό περιβάλλον εργασίας.
2. Επικοινωνίες
2.1 Προφορικές και γραπτές
- Περιγραφή των απαραίτητα προσόντων των καλών τηλεφωνικών τεχνικών, συμπεριλαμβανομένης και της χρήσης των τηλεφωνητών.
- Σχεδιασμός και συμπλήρωση φορμών καταγραφής τηλεφωνικών μηνυμάτων.
- Περιγραφή των επικοινωνιακών προσόντων που απαιτούνται από το προσωπικό υποδοχής πελατών (reception).
- Σύνταξη απλών επιστολών, υπομνημάτων/ενημερωτικών σημειωμάτων (memos) και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mails).
- Προσδιορισμός τρόπων εξασφάλισης των πληροφοριών και τήρησης της εμπιστευτικότητας.
3. Συστήματα και διαδικασίες
3.1 Διαχείριση της αλληλογραφίας
- Περιγραφή ενός συστήματος για το άνοιγμα, τη διανομή και την κυκλοφορία της εισερχόμενης αλληλογραφίας μέσα σε έναν οργανισμό.
- Περιγράψετε τις διαδικασίες για την προετοιμασία και την αποστολή της εξερχόμενης αλληλογραφίας.
3.2 Γραφική ύλη και αποθέματα
- Περιγραφή απλών διαδικασιών ελέγχου των αποθεμάτων για την παραγγελία, αποθήκευση και την παροχή γραφικής ύλης και προμηθειών γραφείου.
- Συμπλήρωση αιτήσεων προμήθειας αποθεμάτων (stock requisition) και κάρτες ελέγχου αποθεμάτων (stock control cards).
3.3 Αγορά και πώληση αγαθών
- Προσδιορισμός των κύριων εγγράφων που χρησιμοποιούνται κατά την αγορά και την πώληση αγαθών.
- Περιγραφή της ροής αυτών των εγγράφων σε μία επιχειρηματική συναλλαγή.
- Συμπλήρωση παραγγελιών και τιμολογίων βάσει παρεχομένων πληροφοριών που μπορεί να συμπεριλαμβάνουν απλούς υπολογισμούς και ποσοστά.
- Διαχωρισμός των εκπτώσεων χονδρικής (trade) από τις εκπτώσεις μετρητών (cash).
3.4 Ταμείο μικρό-εξόδων (petty-cash)
- Περιγραφή της λειτουργία ενός συστήματος ταμείου μικρό-εξόδων (petty cash system).
- Συμπλήρωση ενός λογαριασμού ταμείου μικρό-εξόδων (petty cash account),με χρήση των παρεχομένων πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων και των αποδείξεων πληρωμής μικρό-εξόδων (petty cash vouchers).
4. Αρχειοθέτηση
4.1 Μέθοδοι ταξινόμησης
- Προσδιορισμός και χρήση των κύριων συστημάτων ταξινόμησης: αλφαβητικά, αριθμητικά, θεματικά, γεωγραφικά και χρονολογικά
- Αναφορά των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων των διαφορετικών συστημάτων ταξινόμησης
4.2 Κανόνες
- Απαρίθμηση των βασικών κανόνων λειτουργίας ενός συστήματος αρχειοθέτησης.
- Τοποθέτηση ποικίλων δεδομένων/στοιχείων στη ζητούμενη ταξινόμηση αρχειοθέτησης.
- Σχεδιασμός και συμολήρωση κατάλληλων καρτών παραπομπής (cross reference cards).
- Παράθεση της ανάγκης χρήσης φορμών δανεισμού/απουσιών και συστημάτων διαστλαυρωσης.
4.3 Εξοπλισμός και αποθήκευση
- Διαχωρισμός των "κάθετων" (verical) και των "πλευρικών" (lateral) μεθόδων αρχειοθέτησης (ντοσιέ σε ραφιέρες, κρεμαστοί φάκελοι σε συρτάρια, κτλ.)
- Περιγραφή των μεθόδων αρχειοθέτησης και τήρησης αρχείων
5. Υποστήριξη και εξοπλισμός γραφείου
5.1 Υπολογιστές
- Περιγραφή της φροντίδας και της συνηθισμένης συντήρησης των υπολογιστών και του περιφερειακού εξοπλισμού.
- Προσδιορισμός των αφαιρούμενων μέσων αποθήκευσης δεδομένων (removable storage media)
- Προσδιορισμός των διαφορετικών μηχανικών μερών / του υλικού (hardware) του υπολογιστή.
- Προσδιορισμός των διαφορετικών προγραμμάτων υπολογιστή (software) και της χρήσης τους.
5.2 Φωτοτυπίες
- Περιγραφή των διαφορετικών λειτουργιών και των χαρακτηριστικών που μπορεί να έχουν τα φωτοτυπικά μηχανήματα.
- Συνοπτική περιγραφή των μεθόδων παραγωγής καλών αντιγράφων, αποφεύγοντας άσκοπες σπατάλες και κάνοντας οικονομία.
Αναγνώριση της πληθώρας υποστηρικτικού εξοπλισμού, π.χ. μηχανήματα σελιδοποίησης (collator), τροφοδότης χαρτιού (jogger), βιβλιοδετικό σύστημα (binder).
5.3 Χώρος διαλογής αλληλογραφίας
- Προσδιορισμός και συνοπτική περιγραφή του εξοπλισμού που χρησιμοποιείται για την αλληλογραφία, π.χ. για να ανοίγονται τα γράμματα, για να σφραγίζονται με ημερομηνία και ώρα, για να αναγράφεται η διεύθυνση, για να μπαίνουν οι ετικέτες, να κλείνονται, να ζυγίζονται, να ταχυδρομούνται ατελώς (franking), να διπλώνονται και να μπαίνουν σε φακέλους.